Logiciel Achats

Pourquoi utiliser un logiciel achat ?

Les entreprises sont amenées à s’adapter en permanence à la concurrence et aux situations du quotidien. La pandémie de COVID-19 est une illustration criante des aléas que subissent les entreprises au cours de leur vie. Augmenter ses prix à sa guise pour maximiser ses marges est la solution la plus simple à mettre en oeuvre, sur le papier. Dans la vraie vie, il n'est pas possible de procéder ainsi.

Votre logiciel de gestion des achats est votre meilleur allier pour mettre en oeuvre et gérer votre stratégie Achats.

   Construction et gestion du processus budgétaire 

   Gestion des process de consommation des budgets 

   Gestion et réduction du temps consacré au ciblage des fournisseurs

    Gestion et réduction du temps consacré aux appels d’offres

   Gestion et réduction du temps lié aux démarches administratives et commerciales

   Gestion et réduction du temps consacré au suivi des commandes

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La solution Achats mise en oeuvre en entreprise est stratégique. Offrant de multiples avantages (gain de productivité, conservation ou augmentation des marges...), votre solution Achats est le moyen le plus efficace pour déléguer des tâches chronophages et permettre à vos équipes de se focaliser sur le cœur de leur métier.

Des outils informatiques adaptés sont les mieux à même d’optimiser la performance de vos achats et donc d'augmenter celle de votre entreprise.

Logiciel Achats : Comment faire le bon choix ?

Seulement 30% des entreprises française sont équipées d'un Logiciel Achats. Pourtant, les Achats représentent pour les entreprises plus de 60% de leurs flux financiers.

Il faut distinguer l'utilisation effective d'une solution fonctionnellement capable de gérer les processus Achats de l'entreprise avec l'utilisation empirique d'un tableur en charge de réaliser le budget et de suivre tant bien que mal ses évolutions en matière de consommation.

On estime à 70%, la part des tâches Achats pouvant être automatisée. Parce qu'au quotidien, le fait de dégager du temps à la gestion de tâches stratégiques est impérieux pour donner tout son sens à la fonction Achats, l'informatisation de tout ou partie du processus Procure to Pay libère du temps, de l'action et de la valeur ajoutée. 

Des solutions plus complètes proposent en complément du spectre des Achats traditionnels le pilotage des fournisseurs. Enfin, une troisième catégorie de solutions intègre deux fonctions essentielles au périmètre du process Achats, la gestion des Budgets et celle des Engagements.

Maximiser ses gains et son temps est le premier bénéfice de l'informatisation de la fonction Achats... 

La réduction des coûts est ainsi possible grâce à l'interaction de nouvelles possibilités

Réaliser des comparaisons sur les données existantes pour obtenir de meilleures conditions d’achat,

Effectuer des projections à partir de données simulées

Obtenir un meilleur suivi des stocks et optimiser les rotations associées

De la même manière, le temps dégagé maximise la performance des acheteurs

Meilleur ciblage fournisseur (Prix, Qualité, Délai...)

Optimisation des tâches administratives (saisie des commandes, vérification des factures,...)

Améliorer la fluidité des échanges et les possibilités de coopération entre les différentes composantes du système d'information de l'entreprise est la mission première de votre future solution Achats. Mettre en place simplement des circuits de validation pour les demandes, faire le lien dynamique entre le budget et le consommé... autant de processus automatisés pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. 

En prenant la décision d'informatiser la fonction Achats de votre entreprise, vous donnez les moyens à vos équipes de se consacrer à l'optimisation des processus, de la performance et de l’organisation de l'entreprise dans son ensemble.

Passer d'une approche qualitative plutôt que quantitative est un élément clé de la réussite d'une Stratégie Achats pensée et maîtrisée.

La multiplication des données collectées nécessite une centralisation structurée pour en tirer un maximum d'informations. Comprendre et améliorer sa performance Achats passe par une phase d'anticipation ou la donnée est un élément clé du processus. La qualité des tableaux de bord proposés et la souplesse de paramétrage de votre futur Logiciel Achats sont un point à ne pas négliger. 

De même, l'interopérabilité de la solution choisie, sa capacité à échanger avec l'ensemble de votre système d'information (Gestion financière, Comptabilité, solutions métiers...), est essentielle pour gagner du temps sur l'ensemble de la chaine de traitement des données.

Quelles évolutions numériques pour les achats d'aujourd'hui et demain...

Les services Achats sont de plus en plus numérisés et les nouvelles technologies creusent le sillon d'un métier qui ne cesse de se perfectionner.

Exit le module achats de l'ERP. L'agilité est au coeur de la performance des directions qui utilisent de plus en plus des solutions spécialisées, offrant ouvertures, souplesses et performances. Blockchain, SaaS, Cloud, on demand, autant d'acronymes qui devraient considérablement faire évoluer la fonction Achats dans les prochaines années...

Ces dernières années, la multiplication des Achats hors production (consommables de bureaux, prestations intellectuelles et de services, informatique...) a nécessité une gestion plus stricte des flux associés. " Le nombre de références pouvant regrouper la famille des achats hors production peut être particulièrement important et de nature très différente. Il y a un réel intérêt à utiliser des outils automatisant et simplifiant la gestion et le suivi de ce type d'achats. Simplifier le quotidien du département achats en faisant disparaitre au maximum les tâches chronophages permet aux acheteurs de se concentrer sur des actions de négociation ou de prospection ", précise Philippe Djian, Dirigeant fondateur de PhD Business Solutions, éditeur de solutions dédiées à la Gestion des Achats, des Budgets, des Engagements et à la gestion de l'intégralité du process Procure to Pay.

Concernant l'impact sur les fournisseurs, nous assistons à une transformation similaire à celle de l'industrie automobile des années 80 avec l'échange électronique des données entre donneurs d'ordres (les constructeurs automobiles) et ses fournisseurs et sous-traitants. "La pression sur les fournisseurs de s'équiper de solutions de gestion des achats facilitant ou automatisant la gestion des flux sera de plus en plus forte sur le cycle de commande..."... "Ainsi, de plus en plus d'entreprises travaillant directement avec de grands groupes ou des administrations se voient imposer la constitution de plateformes d'échanges pour répondre aux besoins de leurs clients "... " il existe un réel risque pour les fournisseurs de se retrouver hors jeu s'ils ne s'équipent pas des solutions leur permettant de répondre aux exigences d'un département Achats toujours plus exigeant ", précise à nouveau Philippe Djian. 

Des fonctions clés de plus en plus répandues...

Aujourd'hui les Logiciels Achats capables de traiter l'ensemble du process Procure To Pay sont utilisables localement ou en ligne pour les collaborateurs locaux comme distants. Les fonctionnalités disponibles sont larges, de la recherche produit à la facturation en passant par la commande. Tout est dématérialisé, centralisé ou décentralisé, pour une Stratégie Achats plus lisible, rationnelle et performante.

L'optimisation des coûts, la génération d'économies et la simplification des procédures sont au coeur de la stratégie des Logiciels Achats, maintenant, et quelle que soit le métier et la taille de l'entreprise.

Un marché en pleine évolution...

À l'époque ou la gestion des achats se résumait à négocier un prix et passer des commandes, l'ERP était à la foi un point d'entrée et un point de sortie de la donnée Achats. Après qu'un premier vent de liberté ait soufflé sur le monde des acheteurs, différentes éditrices ont vu le jour. 

Aujourd'hui, les purs players sont en embuscade et font la différence par leur grande autonomie et leur interopérabilité des données et des solutions sur lesquelles elles sont en mesure de communiquer. PheB de l'éditeur PhD Business Solutions qui a lancé en 2021 sa nouvelle solution Procure to Pay, dans la continuité de son savoir-faire autour de l'ensemble du process Budget, Engagements, Achats ou Axiscope et sa plateforme collaborative de gestion des achats Axiscope Digital Sourcing Platform.

À destination des grands groupes comme des PME, les logiciels Achats de la prochaine décennie n'auront de cesse que de surprendre les Acheteurs.