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Les Fondamentaux

Gestion complète de la chaîne des achats en multi devises, Expression de besoin, Appel d’offre, Commande, Réception, Facture fournisseurs, Comptabilisation, Facture fournisseur non parvenues, Workflow de validation à toutes les étapes par utilisateur ou par rôle...

La demande d'achats

La demande d’achat ou d’approvisionnement est un document émis (papier ou dématérialisé) par tout service de l'entreprise et visant à acquérir un produit ou un service. Ce document recense l’ensemble des éléments indispensables pour à son évaluation et acquisition.

Rien de pire qu'un cycle de demande d'achats poussif et non contrôlé. Toutes les dérives sont possibles sans négociation préalable ni processus de contrôle et de validation.

Si le demandeur n'est pas en mesure d'apprécier la justesse de sa demande en fonction d'un budget défini et que les valideurs sont dans une situation similaire, difficile d'estimer la qualité du résultat au final obtenu..

La demande d'achats

Demandes Achats : Adaptabilité tout au long du processus...

 

En matière de gestion des demandes d'achats, l'adaptabilité doit être le mot d'ordre tout au long du processus et il doit être possible d’enregistrer tout type de demandes en fonction des procédures internes définies. 

 

D'une manière générale, la saisie d'une demande d'achats permet au demandeur la saisie du service demandeur, sa rubrique analytique, la saisie des produits et services sollicités, la quantité souhaitée, le fournisseur, les prix unitaires et la ligne budgétaire.

 

Ainsi, le processus associé à cette nature de demande peut s'articuler autour des éléments suivants : 

1. Une demande d’achat est créée par n utilisateur qui précise l’objet de sa demande.

2. Cette demande est validée par sa hiérarchie.

3. Le service achat traite les demandes en déterminant en particulier le fournisseur retenu ainsi que les prix.

4. Le document obtenu peut faire l’objet d’un processus avant d’être transformé en préparation de commande et engagement de dépenses.

 

Le service achat peut traiter les demandes une à une, traiter un ensemble de demande de même nature ou traiter les demandes ligne par ligne en regroupant éventuellement des lignes provenant de plusieurs demandes.

 

Le collaborateur qui traite une demande pourra indiquer pour chaque ligne si la demande est traitée entièrement ou si une partie de la demande est rejetée. Il complètera ensuite les informations ligne à ligne de manière à pouvoir générer la préparation de commande et son engagement lié.

Un processus de validation pourra être mis en place avant génération de ces 2 documents. Suivant le paramétrage, le traitement d’une demande peut être soit validé directement par les utilisateurs habilités soit soumis à un processus de validation.

France Mutuelle

…Dans le contexte extrêmement concurrentiel qu’est celui des mutuelles, il devenait évident pour nous d’adopter des méthodologies indispensables au suivi et au contrôle de nos dépenses…

 

  

Damien LEFEVRE

Contrôleur de Gestion Direction Administrative & Financière

France Mutuelle

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Procure To Pay by PhD Business Solutions - La demande d'achats

La gestion des demandes d'Achats s'intègre au coeur du système d'information de votre entreprise et s'articule autour des processus de validations mis en oeuvre tout au long de la chaîne de prise de décision.

…Notre logiciel Achats est une solution structurante qui capitalise sur le savoir-faire interne de l’association en aidant à la formalisation des processus. Ceci permet le bon suivi et le contrôle interne des dites procédures, en donnant une visibilité en temps réel sur notre situation financière…

 

  

J.P. Bidault

Contrôleur de gestion

Association Vaincre la Mucoviscidose

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Association Vaincre la Mucoviscidose

L'utilisation d'un logiciel de gestion des achats vous ouvre les portes de l'efficacité et à de réelles économies. Ainsi, le ROI dégagé autour de sa mise en place peut être estimé autour de nombreux axes. Optimisation de la chaîne achats et logistique, économie supérieure à 50 % des coûts de traitement, amélioration de la performance dans la relation et les négociations auprès des fournisseurs...

Procure to Pay By PhD Business Solutions

Procure to Pay

 

Procure to Pay est la solution logicielle entièrement dédiée à la gestion du processus Procure to Pay (P2P) intègrant l'ensemble du système Achats et de la Comptabilité Fournisseurs, de la gestion des commandes à la conformité Achats, de la réception jusqu'à la facturation et le paiement...

 

 

Le Procure to Pay est un processus global qui englobe une succession de multiples activités. Plusieurs étapes s’intègrent dans un workflow s'adaptant chaque structure autour de ses propres procédures (sous-étapes supplémentaires, définition du degré d'automatisation des activités...).

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PheB By PhD Business Solutions

PheB

 

Pheb est une solution modulaire qui se situe au cœur de la gestion financière. Entièrement conçue autour de l'idée d'optimisation des flux de données, Pheb permet à vos équipes de faire remonter des informations ciblées et de cadrer en temps réel autour de trois pôles clés : la Gestion des budgets, la gestion des engagements et la gestion des achats.

Résultat, les responsables de votre entreprise peuvent se consacrer aux fonctions stratégiques & fondamentales,  en toute efficacité...

 

PheB est la solution de gestion des processus budgétaires disponible sur votre poste de travail ou en mobilité.

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ProcessIT

ProcessIT

 

Adaptable à tous types d'organisations et à votre entreprise, Process IT propose un ensemble d'outils facilitant la modélisation de processus métiers et techniques, centralisés ou entièrement décentralisés.

 

En optimisant et en rationalisant vos processus internes de gestion, en favorisant la productivité des équipes Finance et leur montée en compétences, Process IT minimise les délais de production de l'information, tout en réduisant les coûts associés.

 

Process IT est la solution de gestion des processus.

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Votre logiciel de gestion des Achats propose des avantages financiers indéniables pour la Direction Financière, bien au-delà de la relation que vous pourrez développer avec vos fournisseurs. Celui-ci répond à une exigence règlementaire toujours plus présente, autour de dématérialisation des factures. Simplifier le traitement des données, élaborer des prévisions de trésorerie sur les flux d’achats (réalisés ou en cours), contrôler les transactions financières et optimiser les délais de paiement des fournisseurs sont autant d'éléments clés de votre gestion d'entreprise. 

 

De nombreux autres avantages peuvent être cités, opportunité de remise sur paiement anticipé, réduction des coûts de traitement des factures justifiées par leur dématérialisation, automatisation des processus chronophages (réduction des doublons au niveau des saisies manuelles) ou optimisation des reporting financiers et des clôtures comptables.

 

Le contexte sanitaire que traversent les entreprises ces derniers mois pousse celles-ci à travailler sur leur performance, que celle-ci soit interne ou externe. Quelle que soit sa taille, l'entreprise se doit d'investir massivement dans la numérisation de ses processus et l'informatisation de la fonction achats.

Les solutions logicielles de gestion des Achats de PhD Business Solutions s'intègrent de façon parfaitement transparente avec votre ERP ou FRP.

C'est à la fois un gage de souplesse et de parfaite autonomie dans l'utilisation de votre future solution de gestion des Achats.

 

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Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions logicielles de gestion des achats et du processus Procure to Pay ?

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PhD Business Solutions est l'éditeur de solutions logicielles leader sur la marché de la gestion des Budgets, des Engagements, des Achats, du processus Procure to Pay et de la gestion des processus métiers.

Aujourd’hui, PhD Business Solutions compte plusieurs centaines de clients et plusieurs milliers d’utilisateurs en France (Métropolitaine, DOM/TOM) et en Afrique Francophone (Sénégal, Congo, Gabon, Cameroun, Mali, Côte d’Ivoire, Guinée…) sur l'ensemble de ses offres.

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