La demande d'achats

Demandes Achats : Adaptabilité tout au long du processus...

En matière de gestion des demandes d'achats, l'adaptabilité doit être le mot d'ordre tout au long du processus et il doit être possible d’enregistrer tout type de demandes en fonction des procédures internes définies. 

D'une manière générale, la saisie d'une demande d'achats permet au demandeur la saisie du service demandeur, sa rubrique analytique, la saisie des produits et services sollicités, la quantité souhaitée, le fournisseur, les prix unitaires et la ligne budgétaire.

Ainsi, le processus associé à cette nature de demande peut s'articuler autour des éléments suivants : 

1. Une demande d’achat est créée par n utilisateur qui précise l’objet de sa demande.

2. Cette demande est validée par sa hiérarchie.

3. Le service achat traite les demandes en déterminant en particulier le fournisseur retenu ainsi que les prix.

4. Le document obtenu peut faire l’objet d’un processus avant d’être transformé en préparation de commande et engagement de dépenses.

Le service achat peut traiter les demandes une à une, traiter un ensemble de demande de même nature ou traiter les demandes ligne par ligne en regroupant éventuellement des lignes provenant de plusieurs demandes.

Le collaborateur qui traite une demande pourra indiquer pour chaque ligne si la demande est traitée entièrement ou si une partie de la demande est rejetée. Il complètera ensuite les informations ligne à ligne de manière à pouvoir générer la préparation de commande et son engagement lié.

Un processus de validation pourra être mis en place avant génération de ces 2 documents. Suivant le paramétrage, le traitement d’une demande peut être soit validé directement par les utilisateurs habilités soit soumis à un processus de validation.

La gestion des demandes d'Achats s'intègre au coeur du système d'information de votre entreprise et s'articule autour des processus de validations mis en oeuvre tout au long de la chaîne de prise de décision.