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Les Fondamentaux

Commandes validées, Commandes à transmettre au fournisseur, Commandes livrées partiellement ou en attente de livraison, Commandes validées pour lesquelles la facturation n’a pas été réalisée ou partielle, Commandes facturées, Commandes à clôturer (validées totalement livrées et totalement facturées), Commandes clôturées...

Commandes Achats

La vente d'un produit nécessite de multiples étapes entre la réalisation d'un devis et la facturation des produits et services commandés.

Quelle que soit la terminologie que vous utilisez (bon de commande fournisseur, ordre d’achat ou commande fournisseur), ce document est votre laissé passer pour réaliser une commande d’achat auprès de vos fournisseurs.

L'ensemble des produits que vous utilisez pour la bonne marche de votre entreprise (fournitures de bureau, marchandises destinées à la revente dans le cadre de votre activité de négoce, services de toutes natures proviennent de vos fournisseurs.

Gérer la rotation de ses stocks est indispensable à la bonne marche de votre activité. Les commandes passées auprès de vos fournisseurs permettent de déterminer ces éléments et vous aident à optimiser vos achats.

L'importance de la Commande Fournisseurs dans le process d'Achats

De nombreuses terminologies existent pour décrire l'acte d'achat (ordre d’achat, commande d’achat, commande fournisseur, bon de commande fournisseur). Ainsi, l'acte d'achat est un contrat qui lie juridiquement un acheteur à un ou plusieurs fournisseurs. Il détaille et identifie les produits et services que l'entreprise souhaite acquérir, le tarif de chaque prestation et les conditions de livraison et de paiement associées.

Le service Achats établit un ordre d'achat détaillant les conditions commerciales négociées en amont avec le ou les fournisseurs concernés. 30% des entreprises françaises sont en possession d'un service Achats dédié, autonome ou rattaché à une Direction Générale ou une Direction Comptable & Financière la comptabilité. Mais les PME/PMI structurent de plus en plus leurs Achats afin de profiter d’un processus d’achat efficace et améliorer ainsi la gestion de leur stock et de leur trésorerie.

Votre relation fournisseur requiert toute votre attention de par le rôle stratégique qu’elle représente dans la performance de votre activité. En coordonnant au maximum votre activité avec à celle de vos fournisseurs, vous pouvez non seulement réduire vos coûts d'Achats mais aussi établir un prévisionnel de ventes exactes.

Utiliser une solution logicielle dédiée au pilotage de votre activité Achats, vous suivez l'ensemble de vos commandes, vous contrôlez et surveillez vos achats auprès de vos fournisseurs et mettez en oeuvre l'ensemble des procédures nécessaires à la vérification de vos flux financiers.

La gestion de vos commandes vous permet de respecter vos délais de livraison, la gestion de vos bons de réception optimise vos stocks et sécurise la disponibilité des produits nécessaires à votre activité chez vos fournisseurs. Passer vos commandes au bon moment vous permet de fluidifier vos échanges avec vos fournisseurs.

Chambre de Commerce & Industrie de Papeete

...La phase de rationalisation des achats a été particulièrement spectaculaire dans son résultat. Elle s’est concrétisée par une diminution globale des dépenses toutes natures confondues...

La Direction de CCISM

Polynésie Française

Chambre de Commerce & Industrie de Papeete

...Depuis la mise en oeuvre de notre logiciel Achats, un simple clic permet la réalisation immédiate de benchmark et tableaux de bord comparatifs pour chaque établissement…

Cécile BRUN

Service Contrôle de Gestion

ADEF Résidences

Une parfaite interopérabilité entre votre ERP/FRP et votre Gestion des Achats dédiée, vos processus accessibles simplement...

La gestion de vos approvisionnements passe par l'utilisation d'une solution ERP/FRP dédiée ? Votre future Gestion des Achats doit être en mesure de dialoguer de manière transparente avec les solutions de gestion mises en place dans vôtre entreprise (Sage, Gegid, Microsoft, Oracle, SAP, Workplace,...).

Gestion de vos fournisseurs - Partager l’information relative à l’exécution de vos commandes
Gestion des bons de commande - Permettre la saisie des informations selon votre processus de validation
Traitement des factures - Faciliter la validation et la numérisation et l'archivage des vos commandes

Vos workflow de validation par profils sont parfaitement exécutés, quels que soient les volumes de commandes, un pic d’activité, un congé d'équipe ou un départ de collaborateur.

Votre solution logicielle vous aide à la validation unitaire ou en masse de vos commandes, en simplifiant au maximum les manipulations.

Préparations de commande en saisie permet d’afficher toutes les préparations en cours de saisie (modifiable par les utilisateurs habilités).
Préparations de commande en cours de validation permet d’afficher toutes les préparations en attente de validation.
Préparations de commande validées permet d’afficher toutes les préparations validées non transformées en commande.
Commande en saisie permet d’afficher la liste de toutes les commandes en attente de validation.
Commande en cours de validation permet d’afficher toutes les commandes en cours de validation.

Les commandes remises en saisie pour des corrections mineures sont accessibles simplement, et doit permettre de modifier, par le biais de filtres multicritères des présélections définies. Toutes les étapes définies dans votre processus Achat sont exécutables simplement :

Commandes validées permet d’afficher toutes les commandes en cours (non clôturées).
Commandes à transmettre au fournisseur permet d’afficher toutes les commandes non envoyées au fournisseur.
En attente de réception permet d’afficher toutes les commandes qui ont été livrées partiellement ou en attente de livraison
Non totalement facturée permet d’afficher toutes les commandes validées pour lesquelles la facturation n’a pas été réalisée ou est partielle.
Commandes facturées permet d’afficher toutes les commandes facturées
Commandes à clôturer permet d’afficher toutes les commandes validées totalement livrées et totalement facturées

L'utilisation d'un logiciel de gestion des achats vous ouvre les portes de l'efficacité et à de réelles économies. Ainsi, le ROI dégagé autour de sa mise en place peut être estimé autour de nombreux axes. Optimisation de la chaîne achats et logistique, économie supérieure à 50 % des coûts de traitement, amélioration de la performance dans la relation et les négociations auprès des fournisseurs...

Procure to Pay By PhD Business Solutions

Procure to Pay

Procure to Pay est la solution logicielle entièrement dédiée à la gestion du processus Procure to Pay (P2P) intègrant l'ensemble du système Achats et de la Comptabilité Fournisseurs, de la gestion des commandes à la conformité Achats, de la réception jusqu'à la facturation et le paiement...

Le Procure to Pay est un processus global qui englobe une succession de multiples activités. Plusieurs étapes s’intègrent dans un workflow s'adaptant chaque structure autour de ses propres procédures (sous-étapes supplémentaires, définition du degré d'automatisation des activités...).

PheB By PhD Business Solutions

PheB

Pheb est une solution modulaire qui se situe au cœur de la gestion financière. Entièrement conçue autour de l'idée d'optimisation des flux de données, Pheb permet à vos équipes de faire remonter des informations ciblées et de cadrer en temps réel autour de trois pôles clés : la Gestion des budgets, la gestion des engagements et la gestion des achats.

Résultat, les responsables de votre entreprise peuvent se consacrer aux fonctions stratégiques & fondamentales, en toute efficacité...

PheB est la solution de gestion des processus budgétaires disponible sur votre poste de travail ou en mobilité.

ProcessIT

Adaptable à tous types d'organisations et à votre entreprise, Process IT propose un ensemble d'outils facilitant la modélisation de processus métiers et techniques, centralisés ou entièrement décentralisés.

En optimisant et en rationalisant vos processus internes de gestion, en favorisant la productivité des équipes Finance et leur montée en compétences, Process IT minimise les délais de production de l'information, tout en réduisant les coûts associés.

Process IT est la solution de gestion des processus.

Votre logiciel de gestion des Achats propose des avantages financiers indéniables pour la Direction Financière, bien au-delà de la relation que vous pourrez développer avec vos fournisseurs. Celui-ci répond à une exigence règlementaire toujours plus présente, autour de dématérialisation des factures. Simplifier le traitement des données, élaborer des prévisions de trésorerie sur les flux d’achats (réalisés ou en cours), contrôler les transactions financières et optimiser les délais de paiement des fournisseurs sont autant d'éléments clés de votre gestion d'entreprise.

De nombreux autres avantages peuvent être cités, opportunité de remise sur paiement anticipé, réduction des coûts de traitement des factures justifiées par leur dématérialisation, automatisation des processus chronophages (réduction des doublons au niveau des saisies manuelles) ou optimisation des reporting financiers et des clôtures comptables.

Le contexte sanitaire que traversent les entreprises ces derniers mois pousse celles-ci à travailler sur leur performance, que celle-ci soit interne ou externe. Quelle que soit sa taille, l'entreprise se doit d'investir massivement dans la numérisation de ses processus et l'informatisation de la fonction achats.

Les solutions logicielles de gestion des Achats de PhD Business Solutions s'intègrent de façon parfaitement transparente avec votre ERP ou FRP.

C'est à la fois un gage de souplesse et de parfaite autonomie dans l'utilisation de votre future solution de gestion des Achats.

microsoft dynamics

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PhD Business Solutions est l'éditeur de solutions logicielles leader sur la marché de la gestion des Budgets, des Engagements, des Achats, du processus Procure to Pay et de la gestion des processus métiers.

Aujourd’hui, PhD Business Solutions compte plusieurs centaines de clients et plusieurs milliers d’utilisateurs en France (Métropolitaine, DOM/TOM) et en Afrique Francophone (Sénégal, Congo, Gabon, Cameroun, Mali, Côte d’Ivoire, Guinée…) sur l'ensemble de ses offres.

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